L’ottimizzazione dei costi è uno dei processi strategici più importanti per il destino del proprio brand. Evitare gli sprechi e disporre di un puntuale controllo dei costi caratteristici ed extra caratteristici costituisce elemento utile a rendere più efficiente il proprio lavoro, contribuendo altresì a generare una migliore marginalità e un miglior risultato netto d’esercizio.
Ma in che modo ottimizzare i costi senza rinunciare alla qualità dei prodotti e dei servizi offerti, immaginando che questo requisito non sia negoziabile all’interno della propria organizzazione?
Fortunatamente, ci sono diversi metodi di riduzione e di ottimizzazione dei costi a cui i rivenditori possono fare affidamento, che non richiedono necessariamente un sacrificio della qualità. Proviamo a scoprire insieme i più importanti.
Che cos'è l’ottimizzazione dei costi?
L’ottimizzazione dei costi è la strategia utile per ridurre le spese associate al proprio brand, senza pregiudicare la qualità della propria offerta complessiva.
Per esempio, se si sta spendendo troppo per l’affitto, la riduzione dei costi potrebbe consistere in un ridimensionamento del negozio o nel sub-affitto di una parte dei locali ad altro rivenditore.
Ciò premesso, e archiviato questa semplice ipotesi, i motivi per cui i brand cercano di ottimizzare i costi sono numerosi. Tra i principali possiamo certamente annoverare:
- Difficoltà economiche: molti brand recentemente hanno dovuto fare i conti con la necessità di fronteggiare situazioni di difficoltà economica che possono essere gestite mediante la riduzione dei costi superflui e, dunque, il miglioramento delle marginalità
- Incertezza sul futuro: nessuno sa che cosa aspetti il futuro e, dunque, in un contesto particolarmente incerto e in condizioni di mercato variabili, potrebbe essere conveniente adottare un approccio più prudente sui costi
- Snellimento della propria organizzazione: più un’organizzazione è snella e più facile gestirla e assumere decisioni sul suo futuro
- Aumento del margine di profitto: ogni rivenditore vuole realizzare un profitto e ottimizzando i costi si interviene direttamente sulla parte alta del conto economico, migliorando così il margine operativo lordo. A sua volta, il miglioramento del margine e del flusso di cassa determina la percezione di una migliore sensazione di sicurezza finanziaria, interna e nei rapporti con gli stakeholders.
Quali costi ottimizzare?
Prima di decidere di ottimizzare i costi in ogni parte della propria attività, è bene prendersi un po’ di tempo per classificare le spese in una di queste tre categorie.
- Costi buoni: sono quelli che non si possono evitare. Se non erodono una rilevante parte del proprio margine, sono spese necessarie per il corretto funzionamento dell’organizzazione
- Cattivi costi: sono quelli che intaccano il profitto in maniera eccessiva. Se, ad esempio, si utilizzano solo 500 metri quadrati del proprio negozio al dettaglio che ne misura però 2.000, si sta affrontando un costo negativo, che andrebbe ottimizzato. Si sta infatti sprecando denaro per l’affitto, l’illuminazione e il riscaldamento della maggior parte del negozio, senza fruirne
- Costi migliori: i costi migliori sono spese aziendali che determinano il massimo profitto per il proprio negozio al dettaglio. Per esempio, si tratta di quei costi per la realizzazione di strategie di marketing che hanno determinato un elevato ritorno sull’investimento.
Ottimizzare i costi? Si, ma con attenzione…
Sebbene l’ottimizzazione dei costi possa essere allettante, è sempre opportuno rammentare che comporta dei rischi che non bisognerebbe sottovalutare. In altre parole, prima di considerare di ridurre delle spese, è bene considerare i seguenti impatti potenziali:
- Diminuzione della produzione: un rischio dell’ottimizzazione dei costi è quello della riduzione della produzione e… non si tratta necessariamente della produzione del prodotto, bensì degli ostacoli che potrebbero sorgere nell’offerta del prodotto finale ai clienti (si pensi a quel che succede tagliando le ore al personale)
- Diminuzione della soddisfazione: alcune persone sono condizionate nel vedere la riduzione dei costi come una cosa negativa. Dunque, l’ottimizzazione dei costi potrebbe impattare negativamente sul personale, soprattutto se i costi che si stanno riducendo hanno un impatto su di loro.
Quali costi ottimizzare?
Ma quali sono i costi da ottimizzare? Di seguito abbiamo riassunto brevemente 10 spunti che potrebbero fungere da guida in questo delicato percorso.
I costi dell’acquisizione
Se si devono ottimizzare i costi in termini di riduzione, è meglio ritoccare quelli sull’acquisizione piuttosto che sulla fidelizzazione: l’acquisizione di un nuovo cliente costa ai brand più di cinque volte rispetto alla fidelizzazione di uno esistente!
Non è questo l’unico vantaggio monetario: i clienti abituali tendono infatti a spendere di più e la loro spesa è destinata ad aumentare nel tempo. Insomma, i profitti aumentano e i costi operativi tenderanno invece a diminuire con questa spesa aggiuntiva.
La valutazione di programmi di fidelizzazione può essere un utile impulso per permettere al brand di raggiungere obiettivi importanti evitando di affrontare i costi più elevati legati all’acquisizione.
Valutare ogni spesa per il ritorno che produce
Ogni spesa dovrebbe essere valutata sulla base del ritorno che produce. Siamo consapevoli che l’attività di verifica e di analisi costa molto tempo, ma solamente se si procede con la realizzazione di un bilancio dettagliato e con il confronto tra il costo e il valore che forniscono alla propria attività sarà possibile comprendere se si tratta o meno di spese superflue o ritoccabili.
Cercare le sinergie con i canali digitali
Le vendite di e-commerce continuano a crescere e un errore che molti brand non dovrebbero compiere è quello di pensare che i propri consumatori utilizzino questi canali in modo isolato rispetto agli altri. L’aumento degli acquisti multicanale in negozio, online e su smartphone dovrebbe sostenere a lungo questa tendenza, rendendo più importante per i rivenditori avere una presenza digitale integrata e omnichannel.
Bene pertanto analizzare il percorso tipico del cliente per vedere come gli acquirenti interagiscono con ogni canale e pianificate la propria strategia per supportare il comportamento di acquisto.
Ridurre i costi di magazzino, logistica e spedizione
Quelle di spedizione sono delle spese necessarie, soprattutto per i venditori che hanno negozi online. Tuttavia, questo non significa che non ci siano dei modi utili per ridurre al minimo questi costi. Si possono ad esempio ridurre le dimensioni dei pacchi, utilizzare sacchetti per la spedizione in luogo delle scatole, usare un tipo di scatola che possa essere ridimensionata in più modi, rinegoziare le tariffe con i partner di spedizione, offrite il ritiro in negozio.
Automatizzare le attività ripetitive
Tagliare i costi non significa solo ridurre le spese aziendali. È infatti possibile ridurre i costi e incrementare il livello di redditività con l’automazione, che toglie al personale del punto vendita le attività ripetitive, lasciandogli il tempo di concentrarsi su compiti di maggiore impatto.
L’automazione aiuta dunque i venditori a risparmiare tempo e fatica, con conseguente riduzione dei costi caratteristici. Inoltre, permette ai dipendenti di contribuire all’attività in modi più incisivi, aiutandoli a crescere invece di limitarli alle solite attività meno stimolanti.
Esternalizzare i compiti che richiedono tempo
L’outsourcing è un altro modo per ottimizzare i costi e ridurre il tempo che il personale della propria organizzazione dedica a compiti ripetitivi o poco remunerativi.
Sono tante le attività che si possono esternalizzare. Si pensi a quelle di evasione degli ordini, al marketing e alla pubblicità, ai compiti amministrativi. Di contro, ci sono alcune attività che non bisognerebbe esternalizzare, come il controllo qualità.
Rivedere i propri spazi
Per quei brand che registrano vendite significative online, potrebbe essere utile ottimizzare i costi rivedendo i propri spazi fisici. Si può ad esempio riconsiderare gli spazi del proprio negozio fisico o del proprio magazzino, adottando il metodo dello showrooming, oppure valutare l’apertura di pop-up store solo per certi periodi dell’anno.
Valutare le proprie politiche di marketing
Come noto, il marketing è essenziale per qualsiasi brand: non si può pretendere che qualcuno acquisti i propri prodotti se nessuno sa che esistono!
Se tuttavia ritenete che gli investimenti nelle politiche di marketing non stiano dando i ROI attesi, provate a rivalutarle riformulandole in modo più coerente con i propri obiettivi.
Ridurre gli orari di apertura
La scelta degli orari di apertura del negozio è una decisione difficile: si è infatti tentati di rimanere aperti a tutte le ore per catturare il maggior numero di utenti, ma la verità è che più il negozio rimane aperto, più costa all’azienda. Si pensi, a titolo di esempio, ai costi di illuminazione, riscaldamento, personale e manodopera.
Si può pertanto valutare di ridurre gli orari di apertura per ottimizzare tali costi. Ad esempio, invece di aprire sette giorni su sette, si consideri valutare la chiusura il lunedì o l’apertura delle porte alle 11 del mattino per essere pronti ad accogliere gli acquirenti della pausa pranzo, invece di restare a servire i clienti occasionali che si presentano per caso la mattina presto.